Panaszok és fellebbezések

Panaszok kezelése

Igény esetén, minden vevőnk tájékoztatást kap a tanúsító testületünkhöz beérkező panaszok kezeléséről. A Tanúsítási Szerződéses Feltételek és Megbízási szerződéseink tartalmazzák az erre való utalást annak
érdekében, hogy vevőink nyilvános információval rendelkezzenek ezek kezeléséről.

Minden a tanúsító testülethez beérkező panaszt, irodánk iktat és kiszignálja a tanúsítási vezetőnek vagy ESG területi vezetőnek, aki dönt a panasz megalapozottságáról.

Amennyiben a panasz nem megalapozott, írásban tájékoztatja a panaszos felet. Megalapozott panasz esetén, a tanúsítási vezető elindítja a kivizsgálás folyamatát, amelyről írásban értesíti a panaszos felet. Amennyiben a panasz egy tanúsított partnerrel kapcsolatos, a panasz kivizsgálása tartalmazza a tanúsított irányítási rendszer eredményességének áttekintését is.

Minden a panasz kivizsgálásával kapcsolatos igazoló dokumentumra, feljegyzésre rávezetésre kerül a beérkezett panasz iktató száma, a nyomonkövethetőség biztosítása érdekében.

A kivizsgálás minden esetben a bizalmas kezelés hatálya alá tartozik, kivéve:

• felszólítás a Nemzeti Akkreditáló Hatóság részéről információ szolgáltatásra, vagy
• felszólítás az SZTFH részéről információ szolgáltatásra, vagy
• hatósági peres vagy nem peres eljárások esetén.

Amennyiben tanúsított partnerünkkel kapcsolatos bármilyen panasz érkezik tanúsító testületünkhöz, arról az érintett tanúsított partnert a tanúsítási vezető vagy ESG területi vezető a megfelelő időben értesíti.

A panaszok kivizsgálása során is érvényesítjük a pártatlanság elvét, így az, aki érintett a panasz tárgyában, nem vesz részt a kivizsgálásban. A panaszok kivizsgálásának lezárást követően a tanúsítási vezető vagy ESG területi vezető írásban tájékoztatja a panaszos felelt a kivizsgálás eredményéről és egyben megállapodik mind a panaszos féllel, mind az ügyben érintett tanúsított szervezettel a nyilvánosságra hozatalról. Amennyiben a közös döntés az, hogy nyilvánosságot lát az ügy, akkor érintett felek megállapodnak arról, hogy milyen módon, határidőkkel és terjedelemben történjék mindez.

A panaszok kivizsgálásában, kezelésében szükség esetén az SzPB is részt vesz feladatköréből adódóan. Amennyiben a kivizsgálás eredményét a panaszos fél nem fogadja el, a tanúsítási vezető vagy ESG területi vezető köteles a Szakmai és Pártatlansági Bizottságot összehívni rendkívüli ülés céljából, amelynek folyamatát a Bizottsági szabályzat tartalmazza.

A kétlépcsős eljárást követően, panaszos félnek további jogorvoslati lehetősége van panasza kivizsgálásának
fellebbvitelére, amely már az illetékes bíróság hatáskörébe tartozik.

Fellebbezések kezelése:

Tanúsító szervezetünk döntései ellen fellebbezésnek helye van, amelyet írásos formában kell benyújtani tanúsítási vezetőnknek vagy ESG területi vezetőnek címezve, fellebbezési letéti díj ellenében, amelynek összege 500.000,- forint. A fellebbezés kivizsgálási folyamatának indítására, csak a fellebbezési letéti díj kifizetését követően kerül sor.

A fellebbezések kivizsgálása folyamán tanúsítási vezetőnk és/vagy ESG területi vezetőnk gondoskodik arról, hogy független személyek vegyenek csak részt a folyamatban. Nem lehet olyan személy, aki érintve volt akár az audit végrehajtásában, akár a tanúsítási döntés meghozatalában. Valamennyi a tanúsító szervezethez beérkező fellebbezés, azonos folyamaton megy keresztül és azonos elbírás alá esik.

A beérkezett fellebbezést irodánk iktatja és kiszignálja a tanúsítási vagy ESG területi vezetőnek, aki elindítja a kivizsgálási folyamatot. A folyamat elindításáról, a fellebbező fél az érintett vezetőtől írásos értesítést kap.

A tanúsítási vagy ESG területi vezető, a kivizsgálás kezdetekor áttekinti a korábbi fellebbezéseket, hogy hasonló probléma merült-e már fel és ha igen, annak kezelése hogyan történt és végül miként zárult. Valamennyi fellebbezést az iktatószám alapján tartunk nyilván, amely iktatószámot minden, a fellebbezéshez kapcsolódó kivizsgálás alapját képező dokumentumra felvezetünk a nyomonkövethetőség érdekében.

A kivizsgálás eredményéről a tanúsítási vagy ESG területi vezető írásban értesíti a fellebbező felet. Amennyiben a fellebbező fél a választ elfogadja, az ügy lezártnak tekintendő és a MIR vezető feladata, a helyesbítés és a helyesbítő intézkedés indítása, amelynek részletes szabályozását a Helyesbítő tevékenységek kezelése című eljárás tartalmazza.

A tanúsítási vagy ESG területi vezető minden ilyen esemény után köteles kezdeményezni és végrehajtani a szervezet vonatkozó kockázatértékelésének felülvizsgálatát. Amennyiben a kivizsgálás eredményét a fellebbező fél nem fogadja el, a tanúsítási vagy ESG területi vezető köteles a Szakmai és Pártatlansági Bizottságot összehívni rendkívüli ülés céljából, amelynek folyamatát a Bizottsági szabályzat tartalmazza.

A kétlépcsős eljárást követően, fellebbező félnek további jogorvoslati lehetősége van az ügy fellebbvitelére, amely már az illetékes bíróság hatáskörébe tartozik.

A fellebbezés lezárását követően a letéti díj visszafizetésre kerül minden olyan esetben, amikor a fellebbező fél észrevételei, állításai megalapozottak voltak és további kivizsgálásra nincs szükség.

További kérdéseivel kapcsolatosan kérjük forduljon irodánk munkatársaihoz bizalommal!

Érvényes: 2026. február 13-tól