A mi világunkban nem számít ritkaságnak, hogy egy vállalkozás egyszerre két szabványra is tanúsíttatja magát. Sőt, a triplázás (három irányítási rendszer tanúsítás) sem kirívó eset, de hogy egyszerre ötös integrált auditnak vesse alá magát egy cég, arra még a hozzánk hasonló, sokat látott tanúsítók is felkapják a fejüket. Pedig ez történt a közelmúltban a Raben Trans European Hungary Kft.-nél, ezért megkerestük a megmérettetés ötletgazdáját, Holdingerné Dulai Andrea operations excellence vezetőt – aki közvetlenül az ötös integrált audit után egy nagyszabású katasztrófavédelmi ellenőrzést is fél kézzel levezényelt –, hogy meséljen a tapasztalatairól.
Miért vág bele egy vállalat egy ötös integrált auditba? Szükségből vagy merészségből?
Is-is – mondja nevetve beszélgetőtársam. Ha pedig hozzátesszük, hogy a most tanúsított irányítási rendszerek mellé jövőre hatodiknak még az ISO 27001-t is szeretnénk „behúzni”, akkor alighanem mindent elmondtam magunkról.
Erre szokták azt mondani, hogy jóból sosem elég… De, mielőtt ezek szerint már a következő, hatos integrált auditról beszélnénk, nézzük, milyen szabványokra tanúsították most a céget?
Az ISO 9001 és a 14001 adott volt. Munkabiztonsági szempontból az ISO 45001-re volt szükségünk, az élelmiszerbiztonság miatt viszont az ISO 22000-re, emellett pedig az 50001-re is megszereztük a certifikációt.
Nézzük sorjában! Melyik miért volt nélkülözhetetlen a szállítmányozással, logisztikával foglalkozó Raben Trans Kft.-nek?
A 9001 a legáltalánosabb, a folyamatok hatékonyságát és reprodukálhatóságát biztosító szabvány, ami már 2018 óta jelen van az életünkben. Bár idővel az irányítási rendszer hozadéka minden területünkre beszivárgott, leginkább a raktározási és szállítmányozási folyamatainknál (tárolás mikéntje, komissiózás, összekészítés) hozta a legnagyobb változást.
A környezetközpontú irányítási rendszert – közismertebb nevén az ISO 14001-t – is főként a raktározási tevékenységünk miatt vezettük be, hiszen raktárainkban a hűtött élelmiszerektől, a dohányárun át a vegyi anyagokig számos áruféleséget tárolunk. A rendszer kialakításakor az alapfolyamatokon túl ezekre a specifikumokra kellett kitérni.
Az ISO 14001-et gyakorta azért vezetik be a cégek, mert a partnerek elvárják tőlük. Volt ilyen igény a Raben felé is?
A többi irányítási rendszerhez hasonlóan ezt is önként vezettük be, de természetesen az ügyfelek felől is érkeztek jelzések. Volt, akinek a pályázati feltételei között szerepelt a tanúsítás megléte, másoknál egy aktuális tenderen való jobb szereplés érdekében volt szükség erre.
Az ISO 22000 szabvány bizonyára az élelmiszer-raktározásból/szállításból adódóan volt elengedhetetlen. Miért nem volt elegendő a HACCP?
2020-ban kezdődött az együttműködésünk egy nagy élelmiszeripari partnerrel. Ennek köszönhetően épült meg Dunaharasztiban a 2. nagy raktárunk. A szóban forgó ügyfél nem elégedett meg a HACCP-vel és egy éven belül a még speciálisabb, ISO 22000 tanúsítvány meglétét várta el tőlünk. A feladat tehát adott volt számunkra: megfelelni ennek a kívánságnak.
A munkabiztonság kérdése a legtöbb vállalkozás számára kardinális kérdés. Így jött a MEBIR? (munkahelyi egészségvédelem és biztonság irányítási rendszere – a Szerk.)
A holland Raben Group kiemelt figyelmet fordít a munkavédelemre. Mi pedig, mielőtt még az anyavállalatunk felkért volna erre minket, 2019-ben bevezettük a 45001-es irányítási rendszert.
Azt hiszem, ott, ahol a raktárakban napi szinten veszélyes gépekkel és anyagokkal dolgoznak a munkavállalók, nem nagyon kell magyaráznom, miért éreztük szükségesnek, hogy odafigyeljünk mind a 450 dolgozónk munkabiztonságára.
És az ISO 50001? Az hogy jött a képbe? Önszorgalomból?
Részben saját elhatározásból vezettük be az energiairányítási rendszert, de azért az igazsághoz hozzátartozik, hogy volt benne egy megfelelési kényszer is. Ugyanis az energiahatékonysági törvény alkalmazásában nagyvállalatnak minősülünk, így
a jogszabály előírja, hogy vagy négyévente auditáltatjuk vállalatunkat, vagy kiváltjuk ezt a procedúrát az ISO 50001-es szabvány alkalmazásával. Mi ez utóbbi mellett döntöttünk.
Persze, a törvényi előírásnak való megfelelésen kívül a racionális megfontolásnak is komoly szerepe volt. Több 30 ezer négyzetméternél is nagyobb raktárat üzemeltetünk, ezek fűtése, világítása, adott esetben hűtése igen jelentős költséget jelent. A vállalatunknál 2020 óta működő ISO 50001 abban segít, hogy energiaigényünket folyamatosan monitorozhassuk, és ha szükséges, a lehető legrövidebb időn belül beavatkozhassunk.
Említette, hogy a cég szabvány-portfóliójából egyelőre hiányzik az ISO 27001.
Anyavállalatunknál tavaly óta működik az információbiztonsági irányítási rendszer. Vagyis IT oldalon már adottak a technikai feltételek és a rendszer kiépítéséhez szükséges szabályozottság. A továbbiakban a mi feladatunk a keretek tartalommal való megtöltése, azaz a dolgozóink szemléletformálása, az ISO standard szerinti szabályozás kialakítása, az adatok rangsorolása. Egyébként e téren nincs túl nagy mozgásterünk, hiszen anyavállalatunk elvárja, hogy tagvállalatai bevezessék az ISO 27001-et. Van tehát egyfajta presszió a holland anyacég és természetesen a piac felől is, hiszen közismert tény, hogy az üzleti szférában komoly versenyelőnyt jelent, ha az ügyfelek adatait megfelelő körültekintéssel kezeljük.
Amiért most leültünk beszélgetni, az azért mégiscsak az, hogy kuriózumnak minősül az ötös integrált audit. Mekkora falat volt ez?
Ha egy vállalatnak már van rutinja az irányítási rendszerek kiépítésében és üzemeltetésében, a többi sztenderd integrálása már nem tűnik annyira nehezen kivitelezhetőnek. A szabványok felépítése ugyanis hasonló, csupán a szakirányukban térnek el egymástól.
Ha a különböző szakterületek képviselői segítő módon állnak a feladathoz, nem lesz olyan nehéz az integrált audit, mint azt elsőre gondolnánk.
Ön koordinálta az integrált auditot. Mi a feladata ilyen esetben az operations excellence vezetőnek?
A minőségügyi, az EHS és vagyonbiztonsági terület kérdései tartoznak a hatáskörömbe. Lefordítva ez azt jelenti, hogy a csapatommal együtt én vagyok felelős az irányítási rendszerek működéséért és működtetéséért, azaz mi határozzuk meg a célokat, a struktúrát és a rendszerek felépítéséhez szükséges lépéseket.
Vagyis, ha jól értem, az, hogy belevágjanak öt irányítási rendszer egyszerre történő tanúsításába, az is Önön múlt?
Igen, azért döntöttünk így, mert egyszerűsíti az életünket, ha egy füst alatt megvan az ötféle rendszer tanúsítása. Egyébként nem a certifikáció az igazán nehéz, hanem a rendszerek működtetése. A helyzetet nagyban megkönnyítette számunkra, hogy a már meglévő például minőségügyi és környezetirányítási szempontokat is tartalmazó eljárásokba és munkautasításokba „csak” a további szabványok követelményeit kellett beépíteni, innentől pedig a rendszerek könnyen “összelegózhatóak” voltak.
Úgy tartják: egy szabály annyit ér, amennyit betartanak belőle. Mennyire fogadják el az alkalmazottak a szabványok okozta kötöttségeket?
Úgy vélem ez a legnagyobb buktatója a rendszer építésének, ezen múlik a dolog sikere, éppen ezért mi a lehető leghamarabb, már a belépéskor megismertetjük munkavállalóinkkal az irányítási rendszereinket. Irodai dolgozóink ezen felül a betanulási folyamatuk részeként a munkakörükhöz kapcsolódó területekre, így a minőségügyi osztályra is ellátogatnak. Mivel az irányítási rendszerek lényegében átszövik cégünk tevékenységét, képzéseinkbe évenkénti ismétlő oktatást is beépítettünk, ahol a nálunk működő rendszerekről is szó esik a célok, elvárások és az elért eredmények tükrében. A belső audit rendszerünket is igyekeztünk úgy felépíteni, hogy ne csak a folyamataink megfelelőségét, azok betartását ellenőrizzük, hanem ha szükséges, „coach”-oljuk is a területet. Hiszünk benne, hogy az előírások betartása, betarthatósága a megértésnél kezdődik, ezért az új szabályozások szövegezésénél kiemelt figyelmet fordítunk a közérthetőségre. Az eljárásokat, munkautasításokat igyekszünk úgy megírni, hogy kis túlzással azt egy utcáról betévedő ember is azonnal tudja értelmezni és nem utolsósorban alkalmazni.
