A Vállalkozók Országos Szövetsége weboldalán az olvasható, hogy két évvel ezelőtt meghaladta az 1 milliót a működő magyar vállalkozások száma. Az meg egy másik adat, hogy ugyanebben az évben a három legnépszerűbb, a tanúsított ISO 9001, ISO 14001 és ISO 45001 irányítási rendszer vonatkozásában mindössze 10.399 (alig valamivel több, mint a vállalkozók 1%-a) cégvezető tehette ki az irodája falára a sikeres auditot jelző certifikációt. Szabó Mirtillel, a CertUnion Kft. ügyvezetőjével a jelenség okairól és a JPÉ (Józan Paraszti Ész) “szabvány” kapcsán beszélgettünk.
Mi lehet annak az oka, hogy bár a magyar vállalkozások is szeretnének megerősödni, külföldi piacokra lépni, az ehhez közvetetten szükséges irányítási rendszer kiépítését mégsem vállalják?
Tapasztalatom szerint attól tartanak, hogy a tanúsítás érdekében jelentősen át kellene alakítaniuk vállalkozásuk működését. Leginkább azt hiszem, a változástól félnek.
Ahhoz ugyanis, hogy a hónapokig tartó felkészítést siker koronázza, elkötelezett és tudatos vezetőre van szükség.
Olyanra, aki tisztában van azzal, hogy a fejlődés érdekében szükséges a változtatás és ennek minden esetleges kényelmetlenségét vállalja.
Meggyőződésem, hogy az első számú vezető elkötelezettségén múlik, hogy eredményes lesz-e a kiépített rendszer, vagy csak egy újabb papírral gazdagodnak, aminek nincsen semmi hozadéka.
Az elkötelezettek vagy inkább “ A maradjon minden a régiben!” attitűddel irányítók vannak ma többségben?
Úgy látom, egyelőre a konzervatív irányvonalat képviselők vannak létszámfölényben.
Miért? Az előnyök mindenki számára ismertek: a beszállítói státuszhoz ma már elvárás a tanúsított rendszer megléte, csakúgy, mint a külpiacra lépéshez vagy a pályázatokon való sikeres szerepléshez.
A magyarázatért a 80-as 90-es évekig kell visszamennünk. Amikor hazánkban is megjelent az ISO, magyar híján még csak nagy, nemzetközi tanúsító szervezetek foglalkoztak ezzel. Akkoriban az ISO egyet jelentett a minőségbiztosítási vezető hóna alá szorított karvastagságú gyűrűs mappával, benne a tanúsításhoz szükséges összes dokumentummal. Abban az időben az általános közvélekedés szerint az ISO csak papírgyártás volt, az igazolás igazolásának igazolását jelentő valami. Ez a kép pedig beleégett az agyakba.
Egy ilyen antréval pedig még ma is nehéz elérni, hogy a vállalkozások másképp tekintsenek az irányítási rendszerekre. Nyilván, a régi időkben teljesen mások voltak a szabványok, de hiába változtak a standardok 2000-ben, 2008-ban és legutóbb 2015-ben, nem tudták teljes mértékben átprogramozni a többség gondolkodását. Áttörést ez ügyben az idő közben döntéshozói pozícióba kerülő Y generáció (a mai 30-40 évesek) hozhat, amelyik számára már természetes, sőt alapfeltétel a működő irányítási rendszerek megléte.
Az ISO állandó eposzi jelzőjévé vált a “bürokratikus” kifejezés. Harminc-negyven évvel a kezdetek után is ez az oka a vezetők idegenkedésének?
Nyilván, nem segített a helyzeten az sem, hogy a számos ISO szabvány megjelenésével rengetegen üzleti potenciált láttak a felkészítésben, így aztán a könnyű pénzszerzés reményében boldog-boldogtalan, mindenféle előképzettség nélkül tanácsadóként kezdett el “praktizálni”. Ezek a felkészítők (tisztelet a kevés számú kivételnek) kihasználták a rendszer hiányosságát, jelesül azt, hogy a tevékenység végzéséhez semmilyen feltételnek (műszaki végzettség, folyamatszemléletű megközelítés, a szabványok ismerete) nem kellett megfelelni.
Nemsokára ki is épült egy hálózat, amely hozzájutva néhány valós dokumentációhoz, megütötte a főnyereményt! A papírokon ugyanis csak átírták a cégnevet és a vállalkozás már fel is készült a tanúsításra…
Virágzott a biznisz, kiváltképp annak köszönhetően, hogy az ilyen kétes tudással házalók ára jócskán alatta maradt a valódi szakemberekének. Utóbbiak ugyanis beárazták tudásukat, releváns tapasztalatukat.
Még ma is nevethetnékem támad, ha eszembe jut, hogy sok évvel ezelőtt tanúsítóként én is találkoztam tanácsadó koromból származó anyagommal – csak a papírokon addigra már egy teljesen más cég neve szerepelt a fejlécben. Fogalmazzunk úgy: a tudásom intézményesült.
Hogyan lehetett erről a holtpontról elmozdulni?
Fordulópontot a 2015-ös ISO változás hozott. Ez volt az a szabvány, ami igazán nagyfokú szabadságot adott a vállalkozásoknak. Hogy nem “papírgyár” az ISO, és hogy valóban igyekszik XXI. századi módszerekkel dolgozni, azt jól mutatja, hogy ma már a tanúsítási dokumentumhoz bármilyen digitális eszköz és platform – hivatalos nevén dokumentált információ – használható, ami megkönnyíti a cégek életét. Nincs már szükség gyűrűs mappákra, a becsatolt dokumentációt az auditornak el kell fogadnia.
A tanúsítási szakmában is ekkor tudatosult igazán, hogy A-ból B-be nem csak egyetlen úton lehet eljutni, azaz a vállalkozások egyedi megoldásai is érvényesnek számítanak.
Ennek működőképessége viszont az auditorok nyitottságán múlik. A vonalas, régi iskolát követő auditoroknak nehezükre esett e téren kellően elfogadónak lenni, az igazán jó tanúsítási szakemberek ellenben tág teret adnak a cégeknek.
Azt szoktam mondani, hogy az ISO nem konfekció zakó, ami vagy jó ránk, vagy nem, hanem egy úriszabóság által méretre szabott minőségi ruhadarab. Visszakanyarodva a beszélgetés legelején említett kevéssé elkötelezett vezetőkhöz, az általuk irányított társaságoknak lesz “kényelmetlen a kabát”, magyarán borítékolhatóan ezek lesznek azok, amelyek soha nem fognak a szabvány szerint működni.
Ez azt is jelenti, ha egy vállalat vezető számára a tanúsítás egy traumatikus emlék, akkor minden bizonnyal a felkészítésben volt a hiba – akár a felkészítő szaktudásbeli hiányosságai, akár a döntéshozó érdektelensége okolható érte. A CertUnion viszont csak a Facebookon 27 kiváló értékeléssel büszkélkedhet. A fentiek tükrében hogyan lehet ezt elérni?
Rendkívül nagy diszkrécióval! Az auditor rendszerint az auditon találkozik a felkészítést levezénylő tanácsadóval. Ez az a pillanat, amikor az auditornak igen nagy tapintattal kell korrigálnia a tanácsadó esetleges tévedéseit, az “így szoktuk” mondattal körülírható szakmai vakságot. A cél elérése érdekében a szakember a szabvány keretein belül finom ajánlásokkal, javaslatokkal terelgeti a cél felé az érintetteket. Mindezt úgy teszi, hogy közben megőrzi objektivitását.
És ez a jóindulatú kívülállás az a hozzáadott érték, ami végül időt, energiát és pénzt képes spórolni a vállalatnak és amely révén optimalizálható a működés, csökkenthető a kollégák leterheltsége vagy éppen a selejtszám.
No, és persze a már minden irányítási rendszer szerves részét képező kockázatértékelésről se feledkezzünk el! Ez nem egy vadonatúj dolog, hiszen ha belegondolunk, a leghétköznapibb helyzetekben is mérlegelnünk kell. (A kereszteződésben áthajtsunk még a sárga lámpánál vagy inkább fékezzünk?!) Nincs más dolgunk, mint kiválasztani egy olyan eszközt, ami számokra lefordítva vagy vizuálisan megmutatja az adott vállalat működésében jelentkező kockázatokat. Ha pedig már ismerjük az időzített bombák rejtekhelyét, hatástalanítani is tudjuk azokat, különben könnyen beüthet a krach.
Ez most úgy hangzik, mintha egy nagyon friss élemény lenne…
Valóban. Nem nevezem meg a céget, de a közelmúltban a tudomásunkra jutott, hogy egy korábban jól menő vállalkozás az utóbbi időben financiálisan meglehetősen nehéz helyzetbe került. A szóban forgó cég egyetlen nagy mammut (óriás ügyfél) megrendeléseire építette üzletét, így amikor az szerződést bontott vele, a vállalkozás csaknem csődközelbe került. Történt mindez annak ellenére, hogy a korábbi auditjelentésekben rendre ott szerepelt ajánlásként: a hasonló helyzetek elkerülése érdekében erősen javallott a több lábon állás.
Fordíthatjuk ezt úgy is, hogy az irányítási rendszerek tulajdonképpen a Józan Paraszti Észre (JPÉ) épülnek?
Teljes mértékben! Azt szoktam mondani, hogy ha egy vállalkozás a JPÉ standard alapján működik, akkor az ISO 9001 szabvány követelményeinek 80-85%-át már ki is pipálta.
Ha ez ennyire logikus, akkor miért idegenkednek még mindig annyian a tanúsítástól? Pedig már minden létező platformon találkozhatunk a tanúsított rendszerek előnyeivel.
E tekintetben ha lassan is, de azért elkezdődött a változás. A mai 30-as 40-es vezetőknek már alap, hogy a külföldi terjeszkedés reményében valamiféle irányítási rendszert működtetniük kell. Az előző generációval szemben ök már ebben szocializálódtak – különösen akkor, ha a vállalkozói életbe multinacionális környezetből érkeztek. Ez a generáció az, amelyik üdvözli annak az adatbázisnak (CertSearch) a létrejöttét, amelyikben az IAF tagországok összes akkreditált tanúsító szervezete által kiadott tanúsítvány megtalálható. Számukra érték a hitelesség. És ez mindenképpen egy ígéretes új kezdetet jelez.
