Az ma már keveseknek lehet újdonság, hogy a jól működő irányítási rendszerek számos üzleti előnyt kínálnak. A dinamikus fejlődést maguk elé célként kitűző vagy a csupán a piacon érvényesülni akaró cégek vezetői hamar belátták, hogy az ilyen-olyan irányítási rendszerekre nem mint ellenségekre, hanem mint támogató, a fejlődést messzemenően segítő elemekre érdemes tekinteni. Az újságcikkek többsége erről szól. Arról viszont már jóval kevesebbet lehet olvasni, hogy mik azok a buktatók, amelyek még a legjobban előkészített irányítási rendszer működését is ellehetetlenítik. Dr. Bartos Szabolcs Andrással, az ISO 360 rendszerépítési és tanúsítási tanácsadó ügyvezetője viszont épp ezekről beszélt nekünk.
Lélektelen rendszerek
Az első és legkézenfekvőbb, ugyanakkor legfontosabb kritérium az irányítási rendszerek bevezetése kapcsán (legyen az minőségirányítás, információbiztonság vagy akár munkahelyi egészségvédelem és biztonság), hogy a dolgozók is partnerek legyenek.
Dolgozói elfogadottság és a rendszer hosszútávú működése melletti elköteleződés nélkül ugyanis csak önmagáért való, ámde üzletileg nem igazán megtérülő beruházás lesz.
Dr. Bartos Szabolcs András úgy látja, hogy ha egy irányítási rendszer a bevezetését követően falakba ütközik a folyamatos működtetés és a rendszer által megkövetelt elemek (szemléletmód, eljárások, formanyomtatványok stb.) használata kapcsán, prognosztizálható, hogy a rendszer nem épül be a szervezet hétköznapi működésébe. Előbb vagy utóbb a használata csak formális jellegűvé válik.
Idő, idő, idő
Legalább ennyire fontos, hogy mind a vállalatnak, mind a felkészítőnek kellő felkészülési és bevezetési idő álljon a rendelkezésére. Hogy ez pontosan mennyi, az nagyban függ a rendszer típusától, a szervezet működésének szabályszerű és szabályozott működésétől, a rendelkezésre álló folyamatszabályozók meglététől és számos egyéb más tényezőtől, ami a szabvány követelményeinek teljesítését biztosítja. Ez nem a “gyorsak sportja”. Róma sem egy nap alatt épült fel, így nem várható, hogy a vállalkozás működését teljes mértékben átlátó, befolyásoló rendszernek ez majd sikerül.
A kaptafa a cipészeknek való!
Az előbb ismertetett időkorlát okolható azzal, hogy számos tanácsadó igyekszik “megolajozni” a folyamatot. Az ISO 360 ügyvezetője úgy látja,
a tanácsadói piacon szép számmal akadnak, akik könnyített pályát választanak. Azaz az irányítási rendszereket előre elkészített anyagok alapján, a cégre történő testreszabás nélkül vagy maximum egy kis “igazítással” kínálják ügyfeleiknek.
Kétségtelen, hogy ezzel a módszerrel “pikkpakk” letudható a rendszer kiépítése, bevezetése. Ám az is kétségtelen, hogy ezek azok, amelyeket a cég dolgozói – éppen azért, mert nem az adott vállalkozás sajátosságaira lett kitalálva – nem szívesen használnak. A vége pedig szinte minden esetben az, hogy a cégvezetés kidobott pénznek látja a rendszer bevezetésére fordított összeget.
Nyilván, nem várható el egy cégvezetőtől, hogy felmérje: felkészítője a rendszer kiépítésére kaptafát használ-e. Azért némi garanciát jelenthet a felkészítő tanácsadó kiválasztásánál, ha valamely szakmai szervezet által minősített tanácsadót vesz a cég igénybe.
Sok bába közt elvész a rendszer
Rejtett buktatóink között utolsóként egy gyakran figyelmen kívül hagyott tényezőt is sorra kell vennünk.
Az irányítási rendszerek cégre szabott kialakításának és bevezetésének zálogai – a felkészült és szakmájához magas színvonalon értő tanácsadón kívül – a cég által dedikált kapcsolattartó és a projektbe bevont munkatársak.
Enélkül egyszerűen nem lesz gazdája a feladatnak, az információk elvesznek, a szervezetlenség okán pedig a folyamat hossza a sokszorosára nyúlhat. És meg is érkeztünk a 2. pontban tárgyalt idő problematikájához…
A kijelölt munkavállalók feladata nem csak az adatszolgáltatásban áll – magyarázza dr. Bartos Szabolcs András. – Belső, a cég működésére rálátással rendelkező emberként kiemelt jelentőségük van a szervezeti működés feltérképezésében, a szükséges szabályozó elemek kialakításában és szervezeten belüli elfogadtatásában, valamint a rendszer bevezetésében és folyamatos működtetésében. Egy szóval: a siker elérésében.