A minőségügyi szakemberek cikkeiben egy ideje megjelent egy új, a gazdasági életben eddig ritkán használt kifejezés: a kockázatértékelés. Hogy ez mit jelent, és hogy a fogalom mögötti tartalom hogyan építhető be a különféle irányítási rendszerekkel rendelkező vállalatok életébe, arról Gábor Béla, a DynaBIT Kft. ügyvezetője beszélt.
– A minőségközpontú szemlélet a nyugati gazdaságokból, főleg Németországból jutott el hozzánk, ha úgy tetszik készen, „dobozos formában” kaptuk ezt a filozófiát. Kezdetben ez azt jelentette, hogy a rendszer a végpontra koncentrálva egyenletes minőségű terméket biztosított a piac számára. Erre utalt egyébként a „minőségbiztosítás” elnevezés is. Aztán a vállalkozások hamar rájöttek, hogy a tanúsítás igazolópecsétjével rendelkező cégek termékei keresettebbek, ezt felismerve pedig a nagyvállalatok már csak ilyen auditált társaságokkal dolgoztattak.
– Hogy lett számunkra „német export cikk” a minőségből?
– A dolog egy idő után minket is érintett, hiszen ezen a ponton léptek be a képbe a honi beszállítók, akik ahhoz, hogy külföldre termelhessenek, megszerezték az ISO 9001-et. Vagyis, a minőségügy kérdése Magyarországon „import módszer” volt, de egy idő után polgárjogot nyert a standardizált ISO. Ha kezdetben kelletlenül is, de a piac meghatározói szerepét megcélzó társaságok elfogadták, mi több, magukévá tették a Plan, Do, Act, Check (Tervezd meg, Csináld meg, Ellenőrizd majd Korrigáld!) modellt. Az addigi, a termelést egészében kezelő globális látásmódot tehát felváltotta a részletekre sokkal jobban fókuszáló folyamatszemlélet.
– De még mindig csak az irányítási rendszerről beszélünk…
– Itt érkeztünk el a kockázatértékelés kérdésköréhez, amelynek alapja a folyamatok mélyreható ismerete. A kockázat pedig azt a gyenge láncszemet jelenti, ami lehet egy gép, egy technológia, de akár egy hibázó munkatárs is. A folyamatokat lépésről lépésre vizsgálva fény derül azokra a pontokra, ahol egy esetleges veszéllyel kell számolnunk. Ha pedig megtaláltuk a szűk keresztmetszetet, azon kell dolgoznunk, hogy fel tudjunk mutatni egy meghibásodás esetére készített vészforgatókönyvet.
– A flowt vizsgálva szembetűnő ez a bizonyos gyenge láncszem?
– Néha banális apróságon, akár egy kis értékű alkatrész hiányán csúszhat meg a gyártás, a termeléskiesés azonban akár jelentős értékű is lehet. Amennyiben feltérképezzük ezeket az „aknákat”, sikeresebben tudjuk megelőzni a bajt. Még akkor is, ha 100%-ban nem lehet felkészülni mindenre.
– Kinek szükséges kockázatértékelést végeznie?
– A nagyarányú bővülést tervező cégeknek mindenképp, de a szerteágazó, egyszerre túl sok folyamatot futtató, ezért áttekinthetetlen vállalkozásoknak is érdemes megbarátkozni ezzel a fogalommal. A kockázatalapú irányítási rendszert nem valami elvont, „lila” dolognak kell elképzelni, nagyon is az élethez igazított szabványokról beszélünk, amelyek segítenek kiküszöbölni az ember okozta hibákat. Mert a folyamatok mindig az emberen múlnak. A kockázatértékelés nem bűnbakkeresés, de ott, ahol mindenki felelős, ott lényegében senki sem felelős. A vállalatvezető elkötelezettségén múlik, hogy hajlandó-e foglalkozni a kérdéssel.
– Gondolom, a cégvezetők gyakran kérdezik Öntől, hogy „Rendben, de mit nyerek én a kockázatalapú rendszer bevezetésével?”.
– Ha így vetik fel, arra nem fogok tudni releváns választ adni. A jó kérdés úgy hangzik: mit nem fogok elveszíteni? Magyarán a rendszer a lehetséges veszteségek minimalizálását tudja garantálni.
– Mondana példát, hogy a gazdaság mely szegmenseiben lehet ez különösen hasznos?
– Saját szakterületemnél maradva az információbiztonságot hoznám elsőként. Minden olyan cég, amely érzékeny – akár személyes, akár egészségügyi, akár kormányzati – adatokkal dolgozik, megsokszorozza a biztonságát, ha a folyamatait ebből a szempontból is monitorozza. Itt van például egy vállalatvezető, aki a teljes ügyfél adatbázisát, a hozzájuk tartozó minden információval együtt a laptopján tárolja. Majd a gépet a cégvezető autójával együtt ellopják…
– Milyen lépései vannak a kockázatértékelésnek?
– A folyamatok áttekintése, a feladatok és a hozzájuk tartozó felelősség delegálása, az esetleges hibák felderítése és a helyesbítő teendők megtétele. Meg kell vizsgálni a rendszerbe bemenő adatokat, a folyamatban résztvevő szereplőket és végül az eredményt. Ha alaposan tesszük ezt, egészen a személyes interakciókig lemehetünk.
– És miért fontos ez, hogy ahogy Ön mondta a személyes interakcióig felfejtsünk egy folyamatot?
– Mert kiderülhet, hogy egy összetett rendszer sikere tulajdonképpen két ember kapcsolatán, rosszabb esetben konfliktusán múlhat.
– Az Önök cége a DynaBIT Kft. egy szoftverrel van jelen a piacon. Ha Ön azt mondja, hogy minden folyamat középpontjában az ember áll, akkor hogy jön a képbe egy számítógépes program?
– A szoftver felgyorsítja a folyamatokat. Nem teszi meg nekünk azt a szívességet, hogy átnézi a teljes termelés összes etapját és begyűjti az adatokat, azt nekünk kell beletölteni. Ha pedig betápláltuk a folyamat résztvevőit, a keletkezett dokumentumokat és a feltérképezett kockázatokat, akkor a program kockázatelemzést végez. Leginkább olyan hálózatokhoz (gráfokhoz) tudom hasonlítani az eredményt, ahol jól látszanak a csomópontok, az átmenetek és a kapcsolatok.
– Egy gráfból meg lehet állapítani, hogy hol következhet be baj a cégemben?
– A program egészen jól értelmezhető formában adja meg a végeredményt. A szoftver egy skálán jelzi az egyes folyamatokban jelen lévő kockázatokat, azok bekövetkezési valószínűségét, illetve megbecsüli a keletkezett kár mértékét és súlyosságát. A nagy folyamatokat kisebb részegységekre bontja és azokat különböző színekkel jelöli. Ha további elemzésekre van szükségünk, grafikonokat készít, sőt a kockázatokat egyenként és összesítve is elénk tárja. De, igény szerint a vállalat saját CRM rendszeréhez is hozzá tudjuk kapcsolni, így az egyes folyamatok során keletkezett dokumentumok is csatolhatókká válnak, azaz a rendszer dokumentumkezelőként is funkcionál.
– Rendkívül bonyolult programnak tűnik. Mennyi idő kell a szoftvernek, hogy elvégezze ezeket a számításokat?
– Ha a releváns adatokat tápláltunk be, akkor nagyjából néhány másodperc. A kockázatértékelést manuálisan is meg lehet tenni, csak az jóval tovább tart.
– Kinek ajánlja ezt a szoftvert?
– A szolgáltató iparban és a kereskedelemben érdekelt vállalkozások közül azoknak érdemes elgondolkodni rajta, amelyek át kívánnak állni az új ISO 9001-re. (A már tanúsított irányítási rendszerrel rendelkező cégeknek erre 2018. szeptember közepéig van idejük.) Tapasztalatom szerint erre azon vállalatok részéről van nagyobb fogadókészség, amelyek már bevezették az ISO-t és folyamatosan fenn is tartják. Nekik egy jól használható eszköz lehet ez a program.
