Megkezdett cikksorozatunkban a tanúsítást érintő, a cégvezetőkben sokszor felmerülő kérdésekre igyekezünk hétköznapi módon válaszolni. Mostani írásunkban azt az állapotot vizsgáljuk meg kicsit részletesebben, amikor már felkészült egy vállalkozás a tanúsításra, kiválasztotta a tanúsító szervezetet, szerződést kötött velük az elkövetkezendő 3 évre.
Három esztendő
Igen, 3 évről azért beszélünk, mivel a tanúsítványokat minden akkreditált tanúsító szervezet 3 évre adja ki, így biztosítani kell a 3 éves szakmai együttműködés megfelelőségét.
A három év alatt általában 3-4 alkalommal találkozik egy vállalkozás a tanúsító szervezet auditoraival. Nézzük dióhéjban, mely látogatások ezek a személyes találkozások.
Az első stáció
A tanúsítás első szakasza, amikor az auditor megismerkedik a tanúsítandó vállalkozással, áttekinti a dokumentációját, meglátogatja telephelyeit, központját és személyes tapasztalatokat, benyomásokat szerez a működésről. Számos alkalommal ez személyes látogatás során történik meg, de vannak olyan mikro- és kisvállalkozások vagy akár egyszerű tevékenységek, amikor ez a személyes találkozó csak a dokumentáció átolvasásából, értékeléséből, valamint a fellelhető internetes oldalakról, esetleg telefonos interjúkból áll. Az eredményes előzetes értékelést követően kerül sor a minősítő auditra, amelynek sikeressége esetén kézhez kaphatjuk a tanúsítványt.
A második lépés
Tekintve a tanúsító szervezetekre vonatkozó előírásokat, a megfelelően fenntartott és működtetett rendszert, az auditor(ok) 1, illetve 2 év elteltével úgynevezett felügyeleti auditok alkalmával ismételten áttekintik, amely látogatások eredménye, annak megerősítése, hogy a kialakított rendszer, megfelelően működik. Természetesen az auditok során találkozhat az auditor hiányosságokkal, fejlesztési lehetőségekkel, amelyek mind azért kerülnek felszínre, hogy a vállalkozás egyre jobban működő és nyomon követhető stabil folyamatok mentén tevékenykedhessen.
A harmadik látogatás
A második éves felügyeleti auditot követő évben az okirat érvényét is veszti, így szükség van egy újabb 3 éves tanúsítási ciklus indítására, amely során újabb érvényes okiratot szerezhetünk.
Természetesen ezek az öles lépések csak a folyamat vázát szemléltették. Mint minden szakterületnek, ennek is vannak mellékfolyamatai, amelyekről nagyon részletesen a Tanúsítási Szerződéses Feltételekben olvashat, amennyiben szeretne mélyebb ismeretekre szert tenni.
Még maradtak megválaszolatlan kérdései? Amennyiben nem kívánja kivárni a következő cikket, vásárolja meg a témában írott könyvünket, ahol az alapokról olvashat bővebben és ajándékot is kap.
