Képzelt riport a tanúsításról

Úgy hisszük, a tanúsításról, annak menetéről mindent elmondtunk már. Aztán elég néhány perc beszélgetés egy a folyamat startkövénél ácsorgó vállalkozóval, és rádöbbenünk: mennyi a megválaszolatlan kérdés még most is a témával kapcsolatban. Hogy segítsünk eligazodni az információk között, egy képzelt cégvezetőt vettünk alapul, akit Szabó Mirtill, a CertUnion Kft ügyvezetője kalauzol a tanúsítás útvesztőiben.

A tanúsítás három évre szól. Évente viszont felügyeleti audit szükséges. Érdemes/muszáj a felügyeleti auditot lefolytatni?

Nem érdemes, hanem kötelező!  Arra is láttam már példát, hogy egy aktuális pályázat kedvéért „tűzoltó munkában” vágott bele egy vállalkozás az auditálásba, a pályázat – vélhetően sikeres – lezárulta után pedig okafogyottnak érezte az évenkénti felügyeleti auditokat. Ilyen esetben, ha az időközi felülvizsgálat nem történik meg, a három éves ciklus végén ismét a nulláról kell kezdeni a folyamatot. És persze, olyat is láttam már, amikor egy hirtelen jött másik pályázat vagy egy ígéretes beszállítói pozíció elnyerése kedvéért rohammunkában kellett pótolni a hiányzó tanúsításokat…

Tételezzük fel, hogy vállalkozóként valamilyen okból „elblicceltem” a felügyeleti auditot. Nincsenek rossz tapasztalataim a tanúsító céggel szemben, ám nehéz bevallanom, hogy kihagytam két időközi auditot. Ha egy másik tanúsító céghez kopogtatok be, kaphatok méltányosságot, könnyítést, hiszen a cégem egyszer már túlesett a procedúrán?

El kell keserítenem. A tanúsító cégek között ilyen értelemben nincsen szolidaritás. Egy másik tanúsító szervezet nem veheti figyelembe ilyen szempontból az előzményeket. Egyszerűen nem teheti meg.

Ha megszakad az előbb említett három éves folyamat, honnan kell újra kezdeni?

A legelejéről, vagyis csak a felkészítés után vághatunk bele az auditálásba. Természetesen ez annak függvénye, hogy az adott vállalkozás működteti-e – és ha igen, mennyire hatékonyan – a kidolgozott folyamatait. Ha például a korábban kialakított nyilvántartást nem vezetjük folyamatosan, a későbbi tanúsításnál ezt újra kell kezdeni. Ám – és itt megint csak egy fontos kérdéshez érkeztünk el – az adminisztráció nem a tanúsító miatt elengedhetetlen! Az adott vállalkozás számára lényeges, hogy összefüggésben lássa a folyamatait! Kétségtelen, hogy ez kis mértékben megnövekedett többletmunkával jár, de ez megtérül, ha nyomon követhetővé válik a termelés, a szolgáltatás.

Az ISO szabványok nagy mozgásteret hagynak a vállalkozások számára. A standardok mindössze 10%-át teszik ki azok az előírások, amelyek általánosságban kötelezőek mindenkire. A nagyobb rész kifejezetten az adott cég sajátosságait veszi figyelembe. A jó irányítási rendszer szó szerint a vállalkozásunkra szabott.

Félek az ISO 9001:2015-től. Tartok tőle, hogy nagyon más, mint a korábbi minőségirányítási rendszerünk. A régit már megszoktam, annak az elvárásainak könnyedén megfelel a cégem, de a piaci pozícióm megköveteli a certifikációt. Megoldható, hogy a soron következő tanúsításnál a régi szabvány szerint tanúsítsák a cégem?

Rövid leszek: nem lehetséges! Hogy miért nem, ennek szakmai okai vannak: minket, tanúsító szervezeteket is kötnek a szabályok. (Erről bővebben itt írtunk.) Az a vállalkozás, amelyik a három éves ciklusát még nem töltötte le, annak  tanúsítása ez év szeptember 15-ig érvényes. Ha a beszállítói pozíció elnyeréséhez, vagy egy pályázaton való induláshoz szüksége van tanúsítványra, a hamarosan érvényét vesztő tanúsítással csak a saját dolgát nehezíti meg. A kijelölt dátum előtt ugyanis egy rendkívüli auditra lesz szüksége, extra költséggel, extra időráfordítással. Nem hiszem, hogy megéri…

Egy pályázaton indult a cégem. A kiírás szerint rendelkezünk érvényes ISO 9001-gyel, de még a pályázat elbírálása előtt lejár a tanúsításunk. Ez azt jelenti, hogy kizárják a vállalkozásomat a pályázatból?

Ebben az esetben a kiíró hiánypótlásra szólítja fel a figyelmetlen pályázót, azaz csatolni kell a friss tanúsítványt, ami időigényes folyamat.

Tételezzük fel, hogy a kedves vállalkozó „elfeledkezett” a tanúsítás időszerűségéről. Ez példaként persze elfogadható, de a valóságban a tanúsító cégek – mivel ez kötelességük! – a határidő lejárta előtt telefonon és írásban is figyelmeztetik partnereiket. Arra kérem az így megkeresett ügyfeleket, ezeket a jelzéseket ne vegyék zaklatásnak, hiszen az Önök érdeke is, hogy a kiállított tanúsítvány birtokában folyamatos legyen a vállalatuk üzletmenete.