Bárkivel beszélek a szakmánkról, a legtöbb embernek az a véleménye, hogy munkánkhoz szinte kizárólag az adott szakterület beható ismeretére van szükség. Fekete Ágnes IRCA oktatóval való beszélgetésünk azonban árnyalja ezt a képet. Nem kicsit. Nagyon.
Csak az auditor képzés azonos, minden más más!
A vezető auditor képzésre, de akár a belső auditor képzést is említhetném, nagyon különböző területről érkeznek a hallgatók – kezdi Fekete Ágnes.
Az oktató tapasztalata szerint a résztvevőknek más az előképzettsége és más a szaktudása, sőt, még az indíttatásuk sem ugyanaz. Van, akit a munkahelye irat be a képzésre, más, saját jól felfogott érdekéből jelentkezik. Azaz még a motivációs szintjük sem azonos. Így az a feladat, hogy a heterogén társaság közös nevezőre jusson, az oktatóra hárul.
A humor a motiváció szolgálatában
Az IRCA oktató úgy látja, motiválttá kell tenni a hallgatókat, máskülönben nem lesz eredményes a közös munka. Ebben nagy szerepe van a humornak, ami bármilyen hihetetlen is, része az auditori munkának. Sőt, Fekete Ágnes szerint éppen a munka erősen műszaki, egzakt jellege miatt kap a humor fontos szerepet.
Mesél is mindjárt egy megtörtént esetet, aminek abszurditása jól rávilágít arra, hogy egy szabvány kiépítésénél nem elég, ha csak az illetékes szakember van tisztában bizonyos dolgokkal, de a vezetőnek is ismernie kell a vállalkozásában zajló folyamatokat.
– Egy tanúsítás során a “nagyfőnök” és a minőségügyi vezető egy asztalnál ültek az auditorral. Ahogy a nagykönyvben meg van írva, az auditor végezte a munkáját, azaz információkat gyűjtött a “vezértől”. Kérdezgette, kérdezgette őt a vállalkozásról, ám nem igazán kapott releváns válaszokat.
Ellenben a felkészületlen főnök ebbéli hiányosságát bőbeszédűséggel igyekezett palástolni – viszonylag kevés sikerrel. A mellette ülő minőségügyi vezető ugyanis az asztal alatt néhány, jól irányzott bokán rúgással igyekezett a feleslegesen fecsegő ügyvezetőt a sikeres tanúsítás érdekében hallgatásra bírni.
Az auditor iskola iskolái
Az oktatói eszköztár következő eleme a csoportmunka. Fekete Ágnes hatékonyabbnak tartja a team munkát a tisztán frontális oktatásnál – magyarán annál, amikor kizárólag az előadó által elmondottakból kell elsajátítani a tananyagot.
– A képzéseken kétféle módszer lehetséges. Állandó vagy változó összetételű csoportokkal is dolgozhatunk, mindegyiknek megvan az előnye és a hátránya.
A stabil közösségek rövid időn belül jól tudnak együttműködni, megismerik egymást, ami segíti őket a munkában.
A változó összetételű csoportok viszont attól erősek, hogy bennük összeadódik a tagok tudása. Ezekben az alkalmi közösségekben egymástól homlokegyenest eltérő szakterületek randevúznak egymással, tapasztalatot cserélnek, véleményeket ütköztethetnek olyan szakemberek, akik más körülmények között nem találkozhatnának.
A Frakk-Lak Kft. auditja
Mint a fentiekből kiderült, a csoportmunka tekintetében kétfajta “iskolát” különböztethetünk meg. Bár a hallgatók és az oktatók is előnyben részesítik a rotációt, bizonyos helyzetekben a megnyugtató állandóság kifizetődőbb. A többnapos vezető auditori képzéseken is egy fix csapattal mennek végig a dokumentum átvizsgálástól a szerződésig egy fiktív vállalkozás – ismét csak a jó hangulat jegyében –, a kutyaházak gyártására szakosodott Frakk-Lak Kft. auditján.
IRCA oktatóként Fekete Ágnes látja az angol-magyar gazdasági és jogszabályi környezet eltéréseit, legalábbis azt, ami ezekből a szabványok szintjén lecsapódik. – Az angoloknál sokkal szigorúbban veszik a standardoknak való megfelelőséget. Egy kicsit “kockák” e tekintetben. Míg odakint bizonyos esetek kiesnek a rostán, addig nálunk a keretek ennél nagyobb mozgásteret biztosítanak az értelmezésre. Ugyanez fordítva is igaz. Az építőiparban tapasztalható különbségek miatt ugyanis a külföldi vállalatok nem bástyázzák annyira körül magukat szerződésekkel, mint nálunk.
Fekete-fehér, igen-nem
Attól függően, hogy “milyen sapka van rajtam” – mesél Fekete Ágnes a szakmájából eredő meghasonlottságáról – az adott helyzetnek megfelelően másként kell viselkednem. Míg az audit során az auditáltnak az a fontos, hogy megpróbáljon igen-nem választ adni, illetve tőmondatokban beszélni, így az auditor nem tud belekapaszkodni a mondottakba, addig a vezető auditor képzésen inkább a “beszéltető” stílust részesítem előnyben. Az auditor ugyanis így tudja a legtöbb, hasznos információt kinyerni.
– Úgy látom, hogy az auditoroknak két nagy archetípusa van. Az egyik, akinek indulás előtt beleejtették a bölcsek kövét a zsebébe és ennek megfelelő felsőbbrendűséggel végzi a munkáját. A másik – sokkal szimpatikusabb típus – viszont értéket kíván hozzáadni azzal, hogy elmondja tapasztalatait: mások milyen választ adtak egy hasonló problémára.
Soha nem konkrét “ ezt tedd, ezt ne tedd!” tanácsokat ad, de a lehetőségek felvillantásával segít megoldást találni. Végül is, a vállalatnak és a kirendelt auditornak ugyanaz az érdeke: a cég fejlődése. Az a jó auditor, aki ezt a folyamatot képes elindítani.
Happy end
A beszélgetés vége felé arra terelődik a szó, hogy a lágyszívű vagy a kemény kezű auditort kedvelik-e jobban az ügyfelek. Bár, hihetnénk, hogy az előbbit részesítik előnyben a cégvezetők, Ágnes gyorsan megcáfolja a feltételezést. – A vállalatvezetők azt fogadják el, akin megérzik, hogy azért van ott, hogy segítsen a szervezet fejlődésében. Még akkor is, ha a szóban forgó auditor kiszúrja a legapróbb hibát.
Hogy érzékeltesse, mire gondol, elmeséli élete első auditját, ahol még “cselédkönyves szakemberként” vett részt. – Egy építőipari cégnél voltunk, a vállalkozás saját raktárában. Harcedzett, sokat látott auditor vezette az eljárást, aki az egyik polcról találomra levett egy árut. A házigazdák pechjére annak épp lejárt a szavatossága. Emiatt a teljes raktárkészletet végig kellett vizsgálni – nem kevés időráfordítással. Végül happy enddel zárult a történet, mert kiderült: a több ezer közül ez volt az egyetlen problémás árucikk.
