Online tanúsítás – a jövő útja a jelenben

Online tanúsítás - saját fejlesztésű szoftverrel

Elérhető vagyok – ezt pár éve még úgy értettük, hogy fel lehet hívni telefonon. Pár évtizede meg úgy, hogy megtalálnak otthon vagy a munkahelyemen. Ma már evidens, hogy az online-térről beszélünk. Felgyorsult világunk, megváltozott feladataink és napjainkban a koronavírus-járvány még erősebb virtuális jelenlétet feltételez, és követel. Ma már az online tanúsítás sem egy futurisztikus álom, hanem a jelenben elérhető szolgáltatás. Erről kérdeztük  Miklovicz Zoltánt, a KDEC Kft. ügyvezetőjét.

Minden a papírral kezdődött…

A KDEC Kft. szakemberei  egy évtizede végeznek társaságok részére minőségbiztosítási tanácsadást, auditokra való felkészítést. Saját fejlesztésű szoftverükkel támogatják partnereiket a tanúsítványok megszerzésében.

Kezdjük a múltban az utazást, honnan indult az online tanúsítás rendszere?

2006-ban a székesfehérvári kórház informatikai igazgatójaként dolgoztam, akkor készítették el – természetesen még papíron – a kórház minőségirányítási rendszerét. Mivel az intézmény több telephelyen működött, a szabályok pedig folyamatosan változtak, nehéz volt biztosítani, hogy mindig, mindenhol elérhetőek legyenek az aktuális dokumentumok.

Egy kollégámmal kezdtem fejleszteni azt a szoftvert, amelyben digitalizáltuk a szabályozási paramétereket, biztosítottuk ezek nyomonkövethetőségét, statisztikákat készítettünk, illetve ellenőrizhetővé vált, hogy az előírt kötelezettségeknek eleget tesznek-e a dolgozók.

A fejlesztés hosszú munka volt, s ma sem ért véget, hiszen mindig újabb igények jelentkeznek.

Átláthatóvá válik a szervezeti struktúra

A szoftvert bármilyen gazdálkodó szervezet, vállalkozás, költségvetési intézet használhatja, nem specializálódtunk egy szűk területre. A lényeg, hogy a társaság szervezeti struktúrájának leképezése után a folyamatok részletes feltárása és leírása történik meg. Ezzel egyidőben a folyamatok szervezeti egységekhez való rendelése is lezajlik.

Ez elsősorban kinek előnyös: a tanúsítást végzőnek vagy a tanúsított cégnek? 

Mindenki jól jár a fejlesztéssel. A tanúsított cégnek érdemes beszerezni a szoftvert, mert így nemcsak a tanúsítás folyamatát egyszerűsíti le, hanem a saját vállalkozásáról is sokkal pontosabb képet kap.

A vezetőség érdeke az, hogy jól definiált folyamatok mentén számon tudja kérni a munkavállalóit.

A szoftverünkben a lehető legrészletesebben képes rögzíteni az adott feladatokat. Hogy egy nagyon banális példát mondjak: ha az a feladat, hogy paprikáskrumplit készítsen a munkavállaló, akkor ennek a folyamatát a szoftverben részletesen leírják. 1. menj el a piacra, 2. vegyél krumplit, 3. menj vissza a konyhába, 4. pucold meg a krumplit – és így tovább. A munkavállalónak ez azért jó, mert pontos instrukciókat kap, illetve védve van, hiszen a feladatait pontról pontra megadták.

A tanúsítást végző cég munkája is leegyszerűsödik, hiszen az auditor a szoftver kínálta technológia miatt, távolról, előre fel tud készülni a tanúsítandó társaság folyamataiból, s a helyszínre kiszállva már célirányos és ennek megfelelően gyorsabb auditot képes végezni. Ezzel mindkét fél időt és pénzt spórol.

Online tanúsítás – audit otthonról

Az elvégzett feladat után pedig a munkalapot ki lehet tölteni gépen vagy papíron, illetve a szoftver  arra is lehetőséget ad, hogy videókat, vagy hangfájlokat töltsenek fel a dolgozók a cél teljesítéséről. Ezeket egy belső, vagy külső audit esetén le lehet kérni. 

Itt érkeztünk el oda, hogy az auditot végző szakembernek is rengeteget segít a szoftver, mert egy helyen megtalálja a szükséges iratokat, a folyamatokat végig tudja tekinteni, nem kell arra várni, hogy egy kolléga előhalássza a papírokat a levéltárból, vagy egy szekrény aljából.

Ez azt jelenti, hogy nagyrészt online elvégezhető a tanúsítás?

Igen, a szoftverben rögzített dokumentumokat végig lehet nézni, ezért az ellenőrzés nagy része bárhonnan, bármikor elvégezhető. Az auditor fel tud készülni, átlátja a szervezet felépítését, célirányosan tud kérdezni. Persze, vannak/lehetnek olyan folyamatok, amelyekhez nem rögzítenek digitális bizonyítékokat adatvédelmi vagy egyéb okok miatt, így az auditornak el kell menni személyesen is az ügyfélhez, ha ezen dokumentumokat is ellenőrizni akarja, de ez a találkozás már sokkal rövidebb ideig tart, gördülékenyebb lesz.

A világhálón is biztonságban

Hová töltik fel a dokumentumokat, hol tárolják azokat?

Rugalmasan kezeljük ezt a kérdést. Ha a cég szeretné, akkor a KDEC Kft. munkatársai a megrendelőnél  alakítják ki a szükséges szerverkörnyezetet, tehát a társaság helyben tárolja a saját dokumentumait. Emellett természetesen  védett felhő szolgáltatásként is tudjuk biztosítani a szoftver használatát.

Ha jól értem, akkor a cégeknek az ad több feladatot, amíg feltöltik a szoftvert információkkal az adott munkafolyamatokról…

Igen, de ezt egyszer kell csak megtenni, a nyomonkövetés már sokkal könnyebb. Természetesen kínálunk olyan szolgáltatást is, hogy a mi szakembereink a cég minőségirányítási dolgozóinak segítségével feltérképezik a folyamatokat, ezeket rögzítjük, aztán a kialakult rendszert együtt áttekintjük és szükség esetén finomítjuk, valamint megtartjuk az oktatást is a munkatársaknak.

Gazdasági hasznot is hoz

A szoftver nagy előnye, hogy amint új munkatárs lép a rendszerbe, akkor az ő munkaköri leírása már készen áll.

Ha új szabályokat vezet be egy cég, akkor erről könnyebben lehet értesíti a szoftveren keresztül a dolgozókat, sőt, még arról is kérhet visszajelzést a cégvezetés, hogy elolvasták-e az új szabályokat a munkatársai.

Mivel a szoftver fajlagos költségeket is megad, így a cégvezetők könnyebben kalkulálhatnak. Ezáltal sokszor kiderül, hogy megfelelő mennyiségű erőforrás áll-e rendelkezésükre és hogy optimális-e a dolgozók száma. Így közvetve még pénzt is spórolhatnak. 

A szoftverünket már használja egészségügyi finanszírozással foglalkozó cég, olyan patikalánc, amelynek 250 egysége működik, de tárgyalásban állunk egy nagy telekommunikációs vállalattal is. Bízom benne, hogy a jövőben egyre több cég veszi igénybe szolgáltatásainkat, hiszen a mai piaci körülmények között az online tanúsítás egyre inkább létfontosságú lesz.

TUDÁSKÖZPONT
Magyar